Puede que estés pensando incluir un ERP para tu proyecto, o puede que ya lo tengas claro y vayas a dar el paso. Sea como sea, hay ciertos factores en los que debes pensar detenida y profundamente antes de ponerte manos a la obra o de contratar a una consultora para que dirija el cambio. Desde ITCON vamos a detallarlos para que no se te escape ninguno.
¿Por qué debes implementar un ERP en tu empresa?
Seguramente, antes de decidirte a contar con un ERP en tu negocio, te hayas informado de todo lo que va a aportar a sus procesos. Se trata del primer paso y es imposible saltarlo. Aunque ya hayas hecho una lista de todos los beneficios, no está de más revisarlos y comprobar que has caído en todos y cada uno de ellos:
- Datos unificados: toda la información de tu empresa en una única fuente, más fácil de localizar e identificar, así como de gestionar. Además que se evita la duplicidad de información, minimizando los errores y ahorrando tiempo en tareas innecesarias.
- Estructura todos los procesos internos de la empresa, definiendo flujos de trabajo para que cada departamento sepa cómo gestionar su día a día, permitiendo interactuar unos con otros sin saltarse etapas necesarias en la gestión.
- Se favorece la puesta en marcha de tareas automatizadas.
- Permite la optimización de todos los recursos de la empresa, al poder gestionarse estos más eficientemente.
- Trazabilidad integral de todas las operaciones documentales y audit trail de la actividad de todos los usuarios.
- Mejora de la toma de decisiones, estando estas documentadas por datos veraces y actualizados.
- Modularidad, permitiendo la adaptación del ERP a la realidad y necesidades del negocio, adquiriendo los módulos idóneos.
- Capacidad de integración con otras soluciones, de forma que se potencien sus prestaciones.
- Capacidad de personalización para crear nuevos campos y módulos permitiendo que el sistema se adapte perfectamente a los procesos de la empresa.
¿Qué tienes que saber antes de implementar un ERP en tu negocio?
Bien, una vez que estás al 100% convencido de la necesidad de un ERP para tu proyecto, no debes lanzarte inmediatamente a la piscina. Antes de implementar este tipo de solución software, tienes que considerar una serie de aspectos que serán clave a la hora de que su despliegue y puesta en marcha sea un éxito o un fracaso. Analicémoslos.
Lo primero de todo es la concienciación de todo el equipo y de la directiva de la empresa de las ventajas ya mencionadas. No se aprovecharán todas las prestaciones del ERP si sus usuarios no están lo suficientemente motivados para sacarle todo el valor a sus funcionalidades.
Además, la empresa tiene que tener definidos previamente todos sus procesos internos. No únicamente esbozados, sino disponer de mapas de los procesos completamente consolidados. Es la única forma de diseñar una implementación exitosa.
Por otra parte, la empresa no debe precipitarse al escoger dentro de todas las opciones posibles. Hay que realizar un estudio de todas las alternativas y no quedarse con la primera que se le ponga por delante, lo que implica conocer diversas empresas consultoras antes de tomar la decisión.
La empresa tampoco debe olvidar que en todo el proceso hay algo más importante que el propio software, y eso son las personas. Un software ERP excelente implementado por una consultora que no esté a la altura de las circunstancias, no servirá de mucho. Sin embargo, un ERP no tan bueno, pero desplegado por una consultora de cierto nivel, podría funcionar correctamente.
A todo esto, hay que añadir que la empresa que se encargue de la implementación, aparte de los conocimientos y la proactividad necesaria, ganaría muchos puntos si ofrece previamente una demo adaptada a los procesos del cliente. Es decir, que no sea una demostración genérica. Para poder darle forma a esta demo, es necesario que el cliente complete con anterioridad un cuestionario de pre-consultoría, además de tener un profundo conocimiento de su sector.
Por último, pero no menos importante, el software ERP debe tener una trayectoria ya marcada de casos de éxito, así como muchos usuarios y funcionalidades, como módulos opcionales e interconectables. Con estos, no será necesario tener que acudir a terceros no homologados para poder seguir creciendo.
Como estás comprobando, instalar un ERP adecuado de la mejor forma posible es un proceso que no se completa de la noche al día. Hay que pensar muy bien los pasos que hay que dar y hacerlo sin que te tiemble el pulso.
Para que no des ningún paso en falso y puedas aprovechar al máximo todos los beneficios de un ERP, siempre puedes contar con los profesionales de ITCON. Te ayudaremos a escoger el mejor ERP para las particularidades de tu negocio, así como marcaremos las pautas para su implementación y puesta en funcionamiento.
¿Nos ponemos en contacto y comenzamos a avanzar en el camino hacia la optimización de tus procesos con un ERP a medida? ¡No tardes!
