Durante años, los ERP han sido el corazón operativo de las empresas. Sistemas sólidos, fiables, pero también rígidos. Herramientas pensadas para registrar lo que ocurre, no para ayudarte a decidir qué hacer después.
Eso ha cambiado.
Con la llegada de la inteligencia artificial a Microsoft Dynamics 365 Business Central, el ERP deja de ser un mero repositorio de datos y se convierte en un sistema activo, capaz de analizar, proponer y ejecutar acciones.
En este nuevo escenario aparecen dos conceptos que suelen confundirse, pero que cumplen funciones muy distintas y complementarias: Copilot y los Agentes de IA. Entender bien qué es cada uno y cómo se combinan es clave para aprovechar todo el potencial de Business Central.
Desde ITCON, como partner oficial de Microsoft, acompañamos a empresas que ya tienen estas capacidades incluidas en su ERP… pero todavía no las están utilizando de forma estratégica.
Dos inteligencias distintas dentro del mismo ERP
Business Central no ha metido “una IA” y ya está. Lo interesante es que Microsoft ha planteado dos formas de usarla, porque en una empresa hay dos necesidades que conviven todos los días: por un lado, personas que necesitan entender mejor lo que está pasando; por otro, procesos que se repiten una y otra vez y consumen horas sin aportar valor.
Copilot está pensado para lo primero: ayudarte a trabajar con más claridad. Los Agentes están pensados para lo segundo: hacer el trabajo operativo de manera autónoma. Cuando se entiende esto, deja de haber confusión y empieza a verse la oportunidad real: mejorar decisiones y automatizar ejecución, a la vez.
Copilot: cuando el ERP se convierte en un asistente real
Copilot es la parte más visible y cercana de la inteligencia artificial en Business Central. No actúa en segundo plano ni toma decisiones por su cuenta. Está pensado para interactuar contigo, entender el contexto de lo que estás haciendo y ayudarte en tiempo real.
La mejor forma de entender Copilot es imaginarlo como un asistente que conoce tus datos, tus procesos y tu negocio, y que está disponible en todo momento para responder, sugerir o explicar.
En la práctica, Copilot permite algo que hasta hace poco era impensable en un ERP: hablar con los datos. Preguntar directamente por resultados, tendencias o comparativas sin necesidad de informes complejos ni conocimientos técnicos.
- Un director puede pedir una visión rápida de la evolución de ventas.
- Un responsable financiero puede solicitar un resumen del estado de cobros.
- Un comercial puede generar una propuesta o un correo sin salir del sistema.
Todo ocurre dentro del ERP, utilizando información real y actualizada, sin exportaciones ni dependencias externas.
Además, Copilot no solo responde preguntas. También genera contenido, redacta textos, propone descripciones de producto, ayuda a preparar comunicaciones con clientes y colabora en tareas que antes consumían mucho tiempo y atención.
El impacto de Copilot no está en sustituir personas, sino en reducir la fricción diaria, acelerar decisiones y hacer que cualquier usuario, independientemente de su perfil técnico, pueda sacar partido de la información del sistema.
Agentes de IA: cuando el ERP empieza a trabajar solo
Si Copilot es el asistente, los Agentes de IA son la mano de obra digital.
Aquí el enfoque cambia por completo. Los Agentes no esperan a que alguien les pregunte ni colaboran con el usuario. Se configuran para observar lo que ocurre en el sistema y actuar automáticamente cuando se cumplen determinadas condiciones.
Un Agente puede encargarse de un proceso completo de principio a fin. No de una parte, sino de todo el flujo.
Por ejemplo, un pedido que llega por correo electrónico. El agente detecta el mensaje, interpreta su contenido, crea la orden de venta en Business Central, valida datos, actualiza el inventario y responde al cliente con una confirmación. Todo ocurre sin intervención humana.
Lo mismo sucede con la gestión de inventario, las facturas de proveedores o las alertas financieras. El agente no se cansa, no se equivoca por repetición y trabaja de forma constante, incluso fuera del horario laboral.
La clave de los Agentes está en que ejecutan procesos, no solo tareas sueltas. Y lo hacen siguiendo reglas claras, alineadas con las políticas de la empresa, respetando permisos y seguridad.
El resultado es una reducción drástica del trabajo administrativo, menos errores y una capacidad operativa mucho mayor sin necesidad de aumentar plantilla.
Copilot y Agentes no compiten, se complementan
Es habitual pensar que hay que elegir entre Copilot o los Agentes de IA, como si fueran dos caminos distintos. En realidad, su verdadero potencial aparece cuando trabajan juntos, porque resuelven problemas diferentes dentro de la misma empresa.
Copilot está orientado a las personas. Su valor está en ayudar a entender mejor lo que ocurre, reducir la fricción en el día a día y acelerar la toma de decisiones. Acompaña al usuario, responde preguntas, resume información y aporta contexto en tiempo real para trabajar con mayor claridad.
Los Agentes de IA, en cambio, están pensados para la ejecución. No dialogan ni asesoran: actúan. Observan lo que sucede en el sistema y ponen en marcha procesos completos de forma autónoma, sin depender de la intervención constante de una persona.
Visto de forma sencilla:
- Copilot potencia la productividad individual, facilitando el análisis, la comunicación y la toma de decisiones.
- Los Agentes aumentan la eficiencia operativa, automatizando tareas repetitivas y procesos de alto volumen.
Mientras Copilot actúa junto al usuario, de forma conversacional y contextual, los Agentes trabajan en segundo plano, de manera continua y silenciosa. Uno aporta criterio y velocidad mental; los otros aportan capacidad de ejecución y escala.
Esta combinación permite que el ERP sea, al mismo tiempo, una herramienta inteligente para las personas y una plataforma de automatización permanente para la empresa. No se trata de elegir entre pensar mejor o trabajar más rápido, sino de conseguir ambas cosas a la vez.
Ejemplo práctico: cómo Copilot y los Agentes de IA se aplican en una empresa real
Pensemos en una empresa con una estructura ya consolidada. No es una multinacional con cientos de empleados ni procesos excesivamente complejos, pero tampoco una pequeña empresa con una operativa mínima. Es una organización con varios equipos, responsabilidades bien definidas y una actividad diaria constante que exige coordinación y control.
Puede tratarse de una empresa de distribución, servicios o industria, con un volumen de operaciones suficiente como para que la gestión manual empiece a generar fricción: pedidos recurrentes, facturación continua, control de inventario, seguimiento financiero y una dirección que necesita información fiable para tomar decisiones.
Este tipo de empresa muy habitual en el mercado suele trabajar con Microsoft Dynamics 365 Business Central Online como ERP central. El sistema funciona, los datos están ahí y los procesos están definidos, pero el crecimiento del negocio hace que cada vez sea más importante ganar agilidad, reducir carga operativa y mejorar la visibilidad en tiempo real.
Nada está realmente “mal”. Sin embargo, muchas tareas siguen dependiendo de procesos manuales, revisiones constantes y consultas que consumen tiempo. Y es justo en este contexto donde Copilot y los Agentes de IA empiezan a marcar una diferencia real.
Copilot en el día a día del negocio
Copilot comienza a utilizarse como un asistente para los distintos perfiles de la empresa. No sustituye decisiones ni actúa de forma autónoma, sino que acompaña a las personas en su trabajo diario.
La dirección puede consultar directamente en Business Central cómo evoluciona la facturación, detectar tendencias o entender desviaciones sin necesidad de esperar informes ni recurrir a hojas de cálculo externas. La información se presenta de forma clara, basada en datos reales y actualizados.
El equipo financiero utiliza Copilot para obtener resúmenes del estado de cobros y pagos, preparar explicaciones para reuniones internas o identificar posibles riesgos con mayor rapidez. El ERP deja de ser un sistema técnico y se convierte en una fuente de conocimiento accesible.
En el área comercial, Copilot ayuda a preparar comunicaciones con clientes, generar propuestas o consultar información relevante sin salir del sistema. Esto reduce interrupciones, acelera respuestas y mejora la calidad del trabajo diario.
Los Agentes de IA entrando en acción
Mientras Copilot ayuda a las personas, los Agentes de IA empiezan a asumir tareas operativas de forma autónoma.
Por ejemplo, los pedidos que llegan por correo electrónico ya no necesitan ser introducidos manualmente. Un agente detecta el mensaje, interpreta su contenido, crea la orden de venta en Business Central, actualiza el inventario y envía una confirmación al cliente. El equipo solo revisa y valida.
En paralelo, otro agente supervisa los niveles de stock y detecta cuándo un producto se aproxima a un umbral crítico. En lugar de reaccionar tarde, el sistema anticipa la necesidad y propone acciones de reposición.
En el área financiera, los agentes pueden encargarse de la lectura y registro de facturas de proveedores, dejando al equipo la parte realmente importante: la validación y el control.
Los procesos siguen las reglas definidas por la empresa, respetan los permisos y funcionan de forma continua, incluso fuera del horario laboral.
El resultado: un ERP que trabaja a favor del negocio
Tras un periodo de uso, el impacto es claro. El equipo administrativo reduce de forma notable el tiempo dedicado a tareas repetitivas, disminuyen los errores manuales y la información fluye con mayor rapidez entre áreas.
La dirección toma decisiones con datos en tiempo real, los procesos ganan estabilidad y el ERP deja de ser únicamente un sistema de registro para convertirse en un apoyo activo al crecimiento del negocio.
Es en este punto cuando muchas empresas se dan cuenta de que la inteligencia artificial no ha cambiado su forma de trabajar de manera radical, pero sí la ha hecho más sencilla, más eficiente y mejor preparada para escalar.
Un detalle clave: ya lo tienes incluido
Uno de los aspectos más importantes y a menudo menos conocidos de la inteligencia artificial en Microsoft Dynamics 365 Business Central es que estas capacidades ya forman parte del propio servicio en la nube. No se trata de módulos adicionales, desarrollos paralelos ni licencias experimentales: Copilot y los Agentes de IA están integrados de forma nativa en la plataforma.
Esto significa que la tecnología ya convive con tus datos, tus procesos y tu modelo de seguridad. Está conectada al motor del ERP, a la información en tiempo real y a los flujos de trabajo que ya utilizas a diario en la nube de Microsoft.
La diferencia real, por tanto, no está en “tener o no tener IA”, sino en cómo se activa, cómo se gobierna y cómo se adapta a la operativa concreta del negocio. Sin una configuración adecuada, estas capacidades pasan desapercibidas o se utilizan de forma puntual, sin generar impacto.
En la práctica, muchas empresas ya disponen de Copilot y de Agentes de IA en su entorno de Business Central Online, pero no los están aprovechando de forma sistemática. Falta alinearlos con los procesos reales, definir bien los casos de uso y encajarlos dentro de una estrategia clara de productividad y automatización en la nube.
Ahí es donde un enfoque estratégico marca la diferencia entre “tener la funcionalidad disponible” y convertirla en una palanca real de eficiencia y crecimiento.
El papel de ITCON: convertir la IA en resultados reales
La inteligencia artificial, por sí sola, no transforma una empresa. El valor aparece cuando se integra de forma coherente en los procesos reales, respetando la operativa, los datos y la cultura de trabajo de cada organización.
En ITCON trabajamos precisamente en ese punto de conexión entre tecnología y negocio. Nuestro enfoque no parte de la herramienta, sino del proceso: analizamos cómo funciona la empresa en Microsoft Dynamics 365 Business Central, qué tareas concentran mayor carga operativa, dónde se producen fricciones, errores o dependencias innecesarias, y a partir de ahí definimos cómo aplicar Copilot y los Agentes de IA con sentido.
No se trata de activar todas las capacidades disponibles, sino de activar las adecuadas.
No se trata de automatizar por automatizar, sino de hacerlo con un criterio claro de impacto, control y escalabilidad.
Además, acompañamos a los equipos en la adopción. Porque la IA solo funciona cuando se entiende, se gobierna correctamente y se integra de forma natural en el día a día. Nuestro trabajo no termina en la configuración técnica: incluye formación, ajuste progresivo y evolución continua, a medida que los procesos y la propia plataforma van madurando.
Ese acompañamiento es lo que convierte la inteligencia artificial en una herramienta fiable, útil y sostenible en el tiempo.
Un paso más: agentes más allá del ERP
Hasta aquí hemos hablado de Copilot y de los Agentes de IA dentro de Business Central. Pero Microsoft también contempla un escenario adicional para empresas que necesitan ir más allá del ERP: crear y orquestar agentes que se conecten a Business Central y al resto del ecosistema.
Ahí entra Copilot Studio, que permite diseñar agentes capaces de trabajar con Business Central, Microsoft 365, Power Platform u otras fuentes externas, y coordinar acciones de forma transversal. Es especialmente útil cuando el objetivo no es solo mejorar lo que ocurre dentro del ERP, sino conectar procesos entre áreas, sistemas y canales.
La idea es simple: Business Central ya incorpora capacidades de IA nativas. Y cuando la empresa necesita ampliar el alcance, existe una vía para escalar esa automatización de forma gobernada y alineada con el negocio.
Un ejemplo claro de este enfoque es el de un asistente 24/7 que atiende a clientes a través de canales como WhatsApp. En este caso, el agente entiende peticiones en lenguaje natural, se conecta a Business Central y al CRM, y convierte esas solicitudes en acciones reales: generar un pedido a partir de un mensaje informal, enviar una factura anterior o registrar una incidencia con la información aportada por el cliente.
De este modo, el ERP no se sustituye, sino que se extiende hacia el exterior. El agente actúa como una capa inteligente que acerca los procesos del negocio al día a día del cliente y libera al back-office de tareas repetitivas, manteniendo siempre el control y la validación en manos del equipo.
Conclusión: el ERP ha dejado de ser pasivo
Business Central ya no es únicamente un sistema para registrar lo que ocurre en la empresa. En su versión en la nube, se ha convertido en una plataforma capaz de interpretar información, proponer acciones y ejecutar procesos.
Copilot transforma los datos en conocimiento accesible, permitiendo a las personas entender mejor el negocio y tomar decisiones con mayor rapidez y contexto.
Los Agentes de IA convierten los procesos en flujos automáticos, reduciendo carga administrativa y aportando continuidad operativa.
Cuando ambas capacidades se combinan correctamente, el ERP deja de ser un elemento reactivo y pasa a convertirse en una verdadera ventaja competitiva. No solo apoya la gestión, sino que impulsa una forma de trabajar más ágil, más eficiente y mejor preparada para el crecimiento.
La inteligencia artificial ya está integrada en tu ERP.
La verdadera decisión no es si vas a utilizarla, sino cómo y con qué enfoque.
Si necesitas resolver dudas, entender cómo aplicar estas capacidades en tu entorno de Business Central Online o valorar por dónde empezar, en ITCON estamos encantados de escucharte. Analizamos tu caso, respondemos a todas tus preguntas y te acompañamos para que la tecnología tenga sentido real para tu negocio.
Puedes contactar con nosotros en info@itconsultoria.es, llamarnos al 954 32 35 38, o visitarnos en C/ José de la Cámara 5, 3 – A, C.P. 41018, Sevilla (España). Estaremos encantados de ponernos a tu servicio y ayudarte a dar el siguiente paso con seguridad, criterio y visión de futuro.
