ITCON - Por qué utilizar un software ERP para la innovación digital de tu negocio

¿Por qué utilizar un software ERP para la innovación digital de tu negocio?

Contar con un software ERP es sinónimo de evolución en los procesos de la empresa. De hecho, el 95% de las que lo incluyeron apreciaron una mejora en sus operaciones comerciales (datos de Panorama Consulting). Si te estás planteando implementar este tipo de herramienta o si quieres saber más sobre ellas, echa un vistazo a este artículo en el que te desgranamos sus fundamentos, ventajas y principales aplicaciones.

¿Qué es un software ERP?

Las siglas ERP se corresponden con el término Enterprise Resource Planning o Sistema de Planificación de Recursos Empresariales. Es decir, se trata de una solución informática que ayuda a optimizar la gestión de las acciones que tienen lugar en el día a día de un negocio.

Dada esta definición y si te detienes a pensar en tu propia empresa, te darás cuenta de la enorme cantidad de operaciones que se llevan a cabo en ella y, por tanto, en la montaña de datos e información que se genera. Por ello, los softwares ERP se han convertido en una opción muy valorada por aquellas que realmente muestran voluntad de crecimiento.

Gracias a ellos, el trabajo con estos datos se agiliza enormemente y se obtiene mucho más valor de su análisis, mejorando las cifras de resultados de la empresa mediante una toma de decisiones de gestión más acertada y una mayor celeridad a la hora de actuar.

Como vas a ver más adelante, el software ERP es aplicable a los diferentes departamentos, como el financiero, logístico, de producción, recursos humanos, comercial, calidad, etc.

Ventajas de emplear un software ERP

Sin duda, algo que hará que te decantes por integrar un software ERP en tu negocio es conocer la cantidad de ventajas concretas que este aporta a su actividad. Te dejamos esta lista con los beneficios más notables:

  • Conseguirás automatizar tareas. Estamos seguros de que en tu empresa hay una importante cantidad de actividades propicias para su automatización (creación de informes, seguimiento, aprobaciones, cálculos de todo tipo, etc). Así, no solamente las finalizarás antes, sino que tendrás a tu disposición a los trabajadores que hasta ahora se encargaban de ellas para que realicen acciones de más valor añadido y que les resulten más estimulantes.
  • Tendrás toda la información de tu empresa unificada en el propio software. No tendrás que recurrir a diferentes soluciones según estés consultando datos del almacén o de recursos humanos, por ejemplo. Todas las fuentes de información volcarán su contenido en tu software ERP y evitarás que haya datos duplicados.
  • Ganarás en seguridad. Sabemos lo sensible que puede llegar a ser la información de tu negocio. Más aún en una época como esta, marcada por la ciberdelincuencia. Los softwares ERP suponen una gran protección de tus datos, con accesos restringidos según los tipos de usuarios con los que cuentes. Incluso los más avanzados cuentan con validación de acceso multifactor, enviando al usuario confirmación por SMS, email o tarjeta de coordenadas.
  • Trazabilidad documental, mediante la que podremos saber de qué factura parte un abono, qué albaranes conforman dicha factura, cuáles fueron los pedidos del cliente, etc.
  • Auditoría de registro (audit trail), donde tendrás control total sobre qué usuarios y cuándo han accedido a cierta información y qué datos han sido modificados, con el valor que estos tenían anteriormente.
  • Toma de decisiones mucho más certera, al contar con datos reales, en tiempo real, históricos y fácilmente visualizables e interpretables de cada latido de tu empresa.
  • A tu medida. Un software ERP no es un producto que se entregue con una serie de utilidades predefinidas y ya tú decides si emplear algunas o no. Debe ser como un traje hecho exclusivamente para tu negocio, que se adapte a sus necesidades reales. Para ello, pone a disposición una serie de módulos, siendo tú quien decida incorporar los mejores para ti. Esto le aporta escalabilidad a la solución.
  • Además de los módulos propios del fabricante, cuentan con módulos de terceros certificados por el fabricante del ERP, que permiten extender su funcionalidad mucho más allá.
  • Capacidad de integración ilimitada gracias a los WebServices de los que dispone. Podrá integrarse con soluciones de Business Intelligence (BI), CRM, aplicaciones móviles, portales, etc.
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Principales usos del software ERP

Hace nada acabamos de hablar de como el software ERP debe ceñirse a la realidad de tu empresa y de que para ello tienes diferentes módulos a tu alcance. Son estos módulos los que le aportan funcionalidades diversas al ERP. Vamos a echar un ojo a los más populares.

  • Módulo de producción: ofrece datos sobre maquinaria, productos, materias primas, entradas y salidas de la línea de fabricación, generación de residuos, cifras de productividad, tiempos incurridos, descripción detallada de los procesos, etc.
  • Módulo de inventario: permite un control absoluto de las existencias disponibles, crear informes relacionados, facilita la identificación y localización de materiales…
  • Módulo CRM, Customer Relationship Management o Gestión de Relaciones con los Clientes: pensado para la relación con los clientes actuales y potenciales. La ventaja de tener este módulo dentro del ERP es la perfecta integración con procesos de venta y postventa realizados en el mismo.
  • Módulo de recursos humanos: útil tanto para reclutar talento, como para gestiones a los trabajadores que ya están en tu equipo. Entre sus funciones, destaca las medidas de productividad, la gestión de vacaciones y días libres, tramitación de nóminas, altas y bajas, evaluaciones de satisfacción, etc.
  • Módulo de finanzas: implica el control de presupuestos, facturas, operaciones bancarias, créditos, beneficios, gastos, pago de tasas e impuestos… Algo que puede ocupar muchas horas de trabajo se acelera enormemente gracias a los ERP.
  • Módulo de calidad: hace posible definir las principales características de calidad de cada producto, materia prima, producto semielaborado, materiales… así como hacer un seguimiento de las evaluaciones de dichas características.
  • Módulo de compras: en él se contempla el registro de proveedores y las materias que suministra cada uno, los presupuestos implicados, órdenes de compra, monitorización de los productos comprados, etc.
  • Módulo de ventas: abarca el seguimiento de los pedidos que nos han realizado, puede hacer predicciones de ventas y elaborar una base de datos de los clientes de la empresa, entre otras prestaciones.

Además, apuntar también que estos módulos no trabajan aisladamente, sino que es posible el trabajo conjunto entre ellos. Por ejemplo, el módulo de ventas se puede asociar con el CRM o el de calidad con el de producción, por poner algunos ejemplos de ello.

Los módulos de un ERP pueden clasificarse en 3 grandes grupos:

  • Estándares: son los que ofrece el software ERP de serie, se incluyen sí o sí cuando éste se adquiere y aportan las funciones más fundamentales. Se pueden activar o desactivar en función de la necesidad de la empresa.
  • Opcionales: amplían la funcionalidad estándar, pero no se incluyen en el paquete inicial. Suelen ser módulos de fabricación avanzada, reconocimiento OCR o sistema de gestión avanzada de almacenes.
  • Verticales: son aquellos que están especialmente desarrollados para ciertos sectores productivos muy específicos. Tenemos el caso de módulos para el sector de la construcción, hortofrutícola, gestión de plantas de residuos, etc. 

Lo ideal es que el fabricante del ERP tenga una política de comunidad de software, para que las empresas de desarrollo puedan ampliar la funcionalidad estándar con módulos opciones y sectoriales, siempre bajo unos estándares y control de calidad. En el sector hay algunos fabricantes que, incluso, tienen una tienda online donde estos desarrolladores independientes pueden exponer sus módulos, dotando a su ERP de una funcionalidad escalable sin límites.

El software ERP ha ayudado a muchas empresas a crecer, conociéndose mucho mejor a sí mismas y haciendo una gestión inteligente de sus recursos. Una herramienta que supone un gran apoyo para que los negocios den el salto cualitativo que necesitan.

¿Crees que ha llegado tu turno? En ITCON tenemos a tu alcance el ERP que realmente exige tu empresa. Si quieres que empecemos a darle forma, no tienes más que contactar con nosotros. ¿Empezamos?

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